展示会に間に合わせたい！短納期で作れるノベルティと手配のコツ

こんにちは、ベストノベルティの岡山です。



「展示会の開催日が迫っているのに、配布するノベルティが決まっていない」「急に出展が決まり、名入れまで間に合うか心配」ということはありませんか？



ノベルティは、ブースに立ち寄るきっかけや、商談後に会社を思い出していただく接点になります。準備期間が短くても、商品や印刷方法を工夫すれば、希望日に間に合う選択肢が見つかる場合があります。



大切なのは、「何を作るか」と同時に、「いつ・どこで・何個必要か」を整理することです。今回は、短納期での手配を相談したいノベルティと、展示会に間に合わせるためのコツをご紹介します。

短納期でノベルティを作る前に確認したいこと

「最短○営業日」は、いつから数える？

「短納期」といっても、対応できる日数は商品・数量・印刷内容・工場の混雑状況で変わります。名入れ商品では、注文日ではなく、印刷データの確認や校了、入金など、必要条件がそろった時点を起点に納期を数える場合があります。



校了とは、文字やロゴの配置などを確認し、「この内容で印刷を進めてよい」と確定することです。デザインの修正や社内確認に時間がかかれば、その分、製作開始も後ろにずれます。見積もり時には、発注期限だけでなく入稿期限・校了期限も確認しましょう。

「出荷日」と「到着日」を分けて考える

「最短５営業日出荷」という表示は、５営業日後に届くという意味ではありません。出荷後の配送日数に加え、土日祝日、納品地域、受け取り可能な時間帯も確認が必要です。



基準にするのは展示会の開催日ではなく、検品や会場搬入に間に合う「必着日」です。会場への直送を希望する場合は、主催者の搬入案内を確認し、受け付け可能な日時を先に調べておきましょう。

展示会向けに検討したい短納期ノベルティ６選

ここでは、急ぎの手配で候補にしたい定番アイテムをご紹介します。同じ種類の商品でも、すべてが短納期対応とは限りません。希望数量の在庫と、名入れを含めた納期を商品ごとに確認してください。

１．ボールペン｜幅広い来場者に配りやすい

ボールペンは、仕事や日常で使う機会があり、業種を問わず検討しやすいノベルティです。かさばりにくいため、名刺交換やアンケート回答のお礼にも向いています。



短納期を優先するなら、在庫のある本体色を選び、企業名やロゴを１か所に印刷する仕様から相談してみましょう。細かい文字を詰め込まず、読みやすさと使いやすさを意識することも大切です。

２．付箋・メモ帳｜商談後もデスクで使ってもらえる

付箋やメモ帳は、会議や電話対応などで使える実用品です。オフィスで働く方が多く来場する展示会なら、配布後の利用場面もイメージしやすいでしょう。



既製品への名入れと、表紙や中面から作るオリジナル仕様では、工程も納期も異なります。急ぎの場合は、既存の本体やサイズを活用できる商品を中心に確認するのがおすすめです。

３．不織布バッグ・エコバッグ｜資料の持ち運びに便利

カタログやパンフレットを持ち歩く展示会では、バッグが役立ちます。自社資料と一緒に渡せるため、配布物をまとめたい場合にも便利です。



サイズはＡ４資料が無理なく入るか、持ち手は持ちやすいかを確認しましょう。生地色や印刷範囲によって対応条件が変わるため、希望色に加えて代替できる色も伝えると候補を探しやすくなります。

４．ポケットティッシュ｜気軽に受け取ってもらいやすい

ポケットティッシュは、コンパクトで携帯しやすく、多くの来場者に配りたいときの候補です。ラベル部分に企業名やサービスの案内を入れる方法もあります。



限られた紙面に情報を詰め込みすぎず、「誰に、何を伝えたいか」を絞りましょう。詳しい説明は配布する資料や案内ページに任せると、伝えたい内容が読み取りやすくなります。

５．クリアファイル｜営業資料とセットで渡せる

クリアファイルは、資料を折れや汚れから守り、そのまま持ち帰ってもらえるアイテムです。営業資料をひとまとめにして渡したい場合に向いています。



既製品へのワンポイント名入れと、全面にデザインを印刷する仕様では納期が異なります。印刷方式によっては全面印刷でも対応できる場合があるため、希望デザインと必着日の両方を伝えて相談しましょう。

６．個包装のお菓子｜会話のきっかけを作りたいときに

お菓子は、来場者に声をかけるきっかけとして検討できるノベルティです。個包装なら、渡す数を調整しやすく、持ち帰りにも配慮できます。



ただし、オリジナルパッケージや食品への印刷には、別途製作期間が必要な場合があります。賞味期限・アレルギー表示・保管条件に加え、主催者が食品の配布を認めているかも確認してください。

配布する場面から、商品と数量を絞り込む

候補が多くて決められないときは、「誰に、どのタイミングで渡すか」を考えてみましょう。通路で広く配るなら携帯しやすいもの、説明を聞いた方に渡すなら資料と一緒に使えるものなど、配布方法によって選び方は変わります。



また、全来場者に同じ商品を渡す必要はありません。例えば、ブースの案内時にはボールペン、具体的な相談をした方にはバッグと資料を渡すなど、用途を分ける方法もあります。配布条件と１日当たりの予定数を決めておけば、初日に配り切ってしまうことも防ぎやすくなります。

短納期でノベルティを手配する５つのコツ

１．必着日・数量・予算を最初に伝える

問い合わせのやり取りを減らすには、必要な条件をまとめて伝えることが大切です。商品名だけでなく、展示会の内容や配布対象も共有すると、別の候補も検討しやすくなります。

問い合わせ時にまとめておきたい項目

• 希望必着日：展示会の開催日とは分けて記載


• 必要数量：希望数と、最低限必要な数


• 予算：総額、税込・税別、送料を含むか


• 名入れ：有無、印刷箇所、色数、データの有無


• 納品先：会社・倉庫・展示会場などの住所


• 包装：個包装、袋詰め、資料同封の希望

「名入れは必須だが、本体色は変更できる」など、譲れない条件と調整できる条件を分けると、限られた時間でも提案を比較しやすくなります。

２．希望数量を確保できる在庫品から選ぶ

商品ページに掲載されていても、希望する色や数量がそろうとは限りません。候補を絞ったら、見積もりと一緒に在庫状況を確認しましょう。



また、在庫があることと、希望日までに印刷できることは別です。本体の確保だけで安心せず、印刷工程を含めた納品予定を確認してください。在庫の取り置き条件や確保のタイミングも確認しておくと安心です。

３．印刷・包装の仕様を必要な範囲に絞る

印刷箇所の追加や複数色の指定、個別の袋詰め、セット作業は、工程を増やす要因になります。短納期では、販促目的に必要な仕様から優先順位を付けましょう。



ただし、１色印刷なら必ず早いとは限りません。商品や設備、データの状態によって適した方法は異なります。「この日までに届く仕様はどれか」という視点で確認することが大切です。

４．ロゴデータと社内確認の担当者を先に用意する

印刷に使えるデータが手元にないと、作り直しや確認が必要になることがあります。ロゴの元データがどこにあるか、広報担当や制作会社に早めに確認しましょう。

入稿前に確認したいポイント

• 指定のファイル形式・サイズで提出できるか


• 文字のアウトライン化など、指定の処理が必要か


• 企業名・電話番号・ＵＲＬに誤りがないか


• ＱＲコードを使う場合、印刷サイズで読み取れるか

データ形式は商品ごとの入稿案内に従ってください。あわせて、印刷内容を最終承認する方と確認期限を決めておくと、校了までのやり取りを進めやすくなります。

５．見積もりは納品までの総額で確認する

本体単価が予算内でも、版代・印刷代・包装費・送料などを加えると総額が変わります。特急対応を希望する場合は、追加費用の有無も確認しましょう。



複数の商品を比較するときは、同じ数量・同じ印刷条件・同じ納品先で見積もりをそろえると判断しやすくなります。安さだけでなく、必着日までに届けられる条件が明確かも確認してください。

展示会の日程から逆算する手配の流れ

最初に、受け取りと搬入の予定を決める

納品後に社内で検品し、資料を同封してから会場へ送る場合は、その作業時間も必要です。展示会の直前に届く予定では、数量不足や配送トラブルが起きた際の対応時間を確保しにくくなります。



予定は、「展示会開催→搬入→検品・仕分け→納品→出荷→印刷→校了・入稿」の順にさかのぼって考えましょう。各工程の日数を販売会社と確認し、余裕を取れる部分を探すことが大切です。

納品後の確認と、配布準備も忘れずに

商品が届いたら、外箱の数だけでなく、商品・本体色・印刷内容・数量が注文どおりか確認します。複数日にわたる展示会では、日別の配布予定に合わせて箱を分け、現地で開ける順番が分かるようにしておくと便利です。



資料の同封や袋詰めを自社で行う場合は、作業人数と保管場所も確保しましょう。納品された時点ではなく、会場で配れる状態になるまでを準備期間として考えることが、直前の慌ただしさを減らすポイントです。

会場へ直送する場合は、主催者のルールを確認する

会場直送では、宛名に会場名を書くだけでは受け取れない場合があります。搬入案内に沿って、ホール名、ブース番号、出展社名、現地担当者の連絡先などを確認してください。



指定伝票や荷札の有無、配送業者の制限、荷受け日時も確認が必要です。「配送可能な日」と「会場が荷物を受け取れる日」が一致しているかを必ず確かめましょう。

希望の商品が間に合わない場合の対処法

希望どおりのノベルティが難しい場合でも、条件を見直すことで手配できる可能性があります。まずは、本体色の変更、印刷箇所の削減、包装方法の簡略化などを相談してみましょう。



名入れが間に合わない場合は、名入れなしの商品に、企業案内のカードやチラシを添える方法も選択肢です。ただし、カードの印刷や封入にも時間がかかるため、作業を含めて間に合うか確認してください。



必要数量の一部を先に用意し、商談した方への配布を優先する方法もあります。展示会の目的が認知拡大なのか、具体的な商談の獲得なのかを整理すると、配布する相手と数量を見直しやすくなります。

短納期ノベルティに関するよくある質問

Ｑ．１週間後の展示会でも、名入れは間に合いますか？

Ａ．商品や条件によっては対応できる場合があります。

ただし、１週間の中に土日祝日が入るか、入稿データが完成しているか、納品先がどこかによって変わります。商品を決め切る前に、必着日・数量・名入れ内容を伝え、対応可能な候補を確認してください。

Ｑ．小ロットでも短納期で注文できますか？

Ａ．対応できる商品もありますが、最小注文数は商品ごとに異なります。

少量でも、印刷の準備や配送に必要な期間は発生します。希望数量を伝えたうえで、納期と総額を確認しましょう。

Ｑ．急いでいても、完成品のサンプルは確認できますか？

Ａ．無地の現物確認と、名入れした試作品の確認では必要な期間が異なります。

印刷前の試作を希望すると日数が増える場合があります。画面上の印刷イメージで確認する方法も含め、納期内で可能な確認方法を相談してください。画面と実物では色味などに差が生じる点にも注意が必要です。

展示会向けの短納期ノベルティはベストノベルティへ

展示会に間に合うノベルティを用意するには、必着日・数量・名入れ条件を早めに共有し、在庫と製作工程を一緒に確認することが大切です。商品の種類だけで判断せず、配送や会場搬入まで含めた予定を立てましょう。



ベストノベルティでは、展示会やイベントで配布するノベルティの製作について、短納期のご相談を承っています。「商品がまだ決まっていない」「他社では納期が難しいと言われた」という場合も、まずは希望条件をお聞かせください。



ご希望の必着日・数量・ご予算・名入れの有無をお伝えいただくと、候補の確認がスムーズです。

在庫や印刷内容などにより、ご希望に沿えない場合もございます。展示会までの日数が限られているときこそ、ぜひお早めにご相談ください。



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